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Videoconferência: dicas para se dar bem

Postado em 15/10/2020


Quem muito diz que o home office afastou as pessoas do ambiente de trabalho provavelmente não tem aproveitado todo o potencial da videoconferência. As calls (como o pessoal aqui da agência adora chamar) não substituem as conversas pessoais, claro, mas quebram aquele galho quando precisamos resolver assuntos pontuais, fazer um brain detalhado e até mesmo conversar com clientes.


Trouxemos algumas dicas importantes para você que quer arrasar nas videochamadas e manter aquele clima profissional superimportante! :) 



O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê?

Tal qual os jornalistas, lembre-se de sempre responder às cinco perguntas. Assim, você poupa tempo do seu time e ajuda na organização!


O quê?

Uma reunião de briefing? Reunião de alinhamento? Reunião de brainstorm? O que está acontecendo?


Quem?

Quem precisa participar? Atendimento e cliente? Toda a equipe? Apenas um setor? Uma dupla criativa?


Quando?

Qual a data e horário da sua videoconferência?


Onde?

Aqui temos uma parte importante do processo: o local onde a call irá acontecer. Você pode aproveitar sites como Skype, Google Meet, Teams, Slack e Zoom para reuniões mais sérias e para equipes maiores, enquanto para reuniões com poucas pessoas e mais informais, pode conhecer as plataformas de chamada de vídeo de apps como WhatsApp e Instagram!


Por quê?

Qual o motivo de reunir o seu time? Detalhe o job ou o desafio encontrado, explique mais sobre quais temas já devem ser de conhecimento prévio e qual será o andamento da sua reunião.


 

Separe sua videoconferência em pré, durante e pós

Depois de passar o aviso a todos os envolvidos, separe sua reunião em pré, durante e pós: cada fase tem necessidades específicas que merecem atenção.

Preparamos uma listinha do preparo de cada uma delas. Se preferir, para as primeiras reuniões imprima e use como uma checklist! 


Pré

▶ Certifique-se que microfone, saída de som, webcam e internet estão funcionando perfeitamente;

▶ Revise sua apresentação (se existir) e teste as formas diferentes de compartilhamento de tela disponíveis;

▶ Avise a quem mora com você sobre a reunião e garanta menos barulho;

▶ Escolha um bom local. Se na sua casa não existe um espaço próprio para trabalhar, confira se a plataforma de videoconferência escolhida oferece opções para usar imagens de fundo ou de desfoque, como o Teams.


Durante

▶ No começo da reunião, revise o “por que” (definimos no aviso para a equipe, lembra?), passe as regras principais (como mutar o microfone quando não estiver falando) e defina para todos quem será o mediador, que já deve ter sido previamente avisado;

▶ Mantenha uma boa postura e comporte-se como se estivesse no trabalho, afinal, você está;

▶Anote os pontos principais da reunião (de microfone mutado caso use um bloco de notas no computador);

▶ Quando necessário, passe links e envie imagens durante a reunião para que não percam o foco;

▶ Quando imprevistos acontecerem, tente levar na esportiva. Como dizem nos programas não gravados: Quem sabe faz ao vivo!



Pós

▶ Em casos onde mais de um participante apresenta arquivos, lembre-se de pedir permissão para guardá-los todos no mesmo lugar e disponibilizar um link de acesso para a equipe;

▶ Dê andamento às pautas que ficaram pendentes e organize as próximas decisões para aproveitar todas as ideias fresquinhas;

▶ Se fizer parte da essência da sua marca e sentido para o tipo de reunião, poste um storie falando sobre o momento e marque os envolvidos. A gente ama! <3


Agora, é só se organizar e fazer aqueeela videoconferência like a boss!



Quer marcar uma call com o pessoal aqui da KWB pra conhecer um pouquinho mais sobre as nossas estratégias de comunicação? Você pode entrar em contato nas nossas redes sociais: Facebook e Instagram.


Por: Rhayane Cristine Rodrigues

Publicitária em formação, a redatora da KWB é viciada em música, apaixonada por animação e fã de memes.


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