Quem muito diz que o home office afastou as pessoas do ambiente de trabalho provavelmente não tem aproveitado todo o potencial da videoconferência. As calls (como o pessoal aqui da agência adora chamar) não substituem as conversas pessoais, claro, mas quebram aquele galho quando precisamos resolver assuntos pontuais, fazer um brain detalhado e até mesmo conversar com clientes.
Trouxemos algumas dicas importantes para você que quer arrasar nas videochamadas e manter aquele clima profissional superimportante! :)
O quê? Quem? Quando? Onde? Por quê?
Tal qual os jornalistas, lembre-se de sempre responder às cinco perguntas. Assim, você poupa tempo do seu time e ajuda na organização!
O quê?
Uma reunião de briefing? Reunião de alinhamento? Reunião de brainstorm? O que está acontecendo?
Quem?
Quem precisa participar? Atendimento e cliente? Toda a equipe? Apenas um setor? Uma dupla criativa?
Quando?
Qual a data e horário da sua videoconferência?
Onde?
Aqui temos uma parte importante do processo: o local onde a call irá acontecer. Você pode aproveitar sites como Skype, Google Meet, Teams, Slack e Zoom para reuniões mais sérias e para equipes maiores, enquanto para reuniões com poucas pessoas e mais informais, pode conhecer as plataformas de chamada de vídeo de apps como WhatsApp e Instagram!
Por quê?
Qual o motivo de reunir o seu time? Detalhe o job ou o desafio encontrado, explique mais sobre quais temas já devem ser de conhecimento prévio e qual será o andamento da sua reunião.
Separe sua videoconferência em pré, durante e pós
Depois de passar o aviso a todos os envolvidos, separe sua reunião em pré, durante e pós: cada fase tem necessidades específicas que merecem atenção.
Preparamos uma listinha do preparo de cada uma delas. Se preferir, para as primeiras reuniões imprima e use como uma checklist!
Pré
▶ Certifique-se que microfone, saída de som, webcam e internet estão funcionando perfeitamente;
▶ Revise sua apresentação (se existir) e teste as formas diferentes de compartilhamento de tela disponíveis;
▶ Avise a quem mora com você sobre a reunião e garanta menos barulho;
▶ Escolha um bom local. Se na sua casa não existe um espaço próprio para trabalhar, confira se a plataforma de videoconferência escolhida oferece opções para usar imagens de fundo ou de desfoque, como o Teams.
Durante
▶ No começo da reunião, revise o “por que” (definimos no aviso para a equipe, lembra?), passe as regras principais (como mutar o microfone quando não estiver falando) e defina para todos quem será o mediador, que já deve ter sido previamente avisado;
▶ Mantenha uma boa postura e comporte-se como se estivesse no trabalho, afinal, você está;
▶Anote os pontos principais da reunião (de microfone mutado caso use um bloco de notas no computador);
▶ Quando necessário, passe links e envie imagens durante a reunião para que não percam o foco;
▶ Quando imprevistos acontecerem, tente levar na esportiva. Como dizem nos programas não gravados: Quem sabe faz ao vivo!
Pós
▶ Em casos onde mais de um participante apresenta arquivos, lembre-se de pedir permissão para guardá-los todos no mesmo lugar e disponibilizar um link de acesso para a equipe;
▶ Dê andamento às pautas que ficaram pendentes e organize as próximas decisões para aproveitar todas as ideias fresquinhas;
▶ Se fizer parte da essência da sua marca e sentido para o tipo de reunião, poste um storie falando sobre o momento e marque os envolvidos. A gente ama! <3
Agora, é só se organizar e fazer aqueeela videoconferência like a boss!
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